Automatisierung mit Power Automate, Kalender und OneNote am Praxisbeispiel

Im letzten Blog-Beitrag habe ich den Funktionsumfang von Power Automate kurz beschrieben. Jetzt möchte ich ein Szenario aus meinem beruflichen Kontext kurz darstellen.

Folgendes Szenario liegt vor:

• Ich erstelle einmal pro Jahr für das Folgejahr für alle meine Termine OneNote-Seiten (dort werden die Ergebnisse der Termine festgehalten und protokolliert)
• Das war immer ein manueller Aufwand und für ein Jahr im Voraus doch etwas Zeitaufwändig
• Diese manuelle Tätigkeit soll mit Power Automate optimiert werden

Umsetzung eines Flows

Man meldet sich unter dieser URL am System an. Die notwendigen Lizenzen müssen natürlich vorhanden sein (sind aber häufig in Microsoft 365 Plänen bereits integriert).

Ich habe einen neuen Flow mit dem Namen “Termine aus Outlook in OneNote Seiten” erstellt. Dieser Flow bekommt 2 Verbindungen: 1. Office 365 Outlook und 2. OneNote (Business). Der Flow wird manuell ausgelöst (was für meine ersten Tests bzw. meiner jährlichen Nutzung in Ordnung ist).

Termine aus Kalender auslesen

Nun wird ein Schritt für die Verbindung zum Kalender eingefügt – “Kalenderansicht der Termine abrufen (V3)”. Hier kann die Start- und Endzeit der gewünschten Termine entsprechend parametriert werden.

Es ist auch möglich auf bestimmte Kalendereinträge zu filtern (wenn der Zeitraum nicht ausreichend ist, hier zwei Beispiele – für die ich etwas länger “gesucht” habe):

• startswith(subject,’Jour-Fixe xxx’)
• contains(subject,’Jour-Fixe xxx’)

OneNote-Seite erstellen

Es wird nun für alle Termine-Einträge ein neuer Schritt erstellt, der pro Eintrag verwendet wird (“Auf alle anwenden”). Aus “value” werden Informationen aus dem vorherigen Prozessschritt (Kalender) verwendet.

Nun wird eine Verbindung mit OneNote erstellt. Dazu muss der Notizbuchschlüssel (Notizbuch) und der Notebook-Abschnitt ausgewählt werden.

Nun kann man eine leere Seite oder eine Seite mit Inhalt entsprechend erstellen.  Hier kann man mit Variablen z.B. Betreff oder formatDateTime arbeiten. Oder man verwendet eine bestehende OneNote-Seite (HTML) als Vorlage.

Ich habe wie folgt das Datum aus dem Termin-Items verwendet (ein Beispiel für die Nutzung von Variablen):

• formatDateTime(item()[‘start’],’dd.MM.yyyy’)
• Der Inhalt wird aus “start” des Kalendereintrags (Items) gelesen
• Nun kann es z.B. im Title-Tag der Formatvorlage verwendet werden

Test des Flows

Nach der Erstellung der Schritte und des Prozesses kann man über “Flowprüfung” einen Test durchführen um syntaktische Fehler auszuschließen.

Danach kann man den Flow “Testen”, um das Ergebnis zu validieren. Jetzt werden alle Einträge eines Kalenders ausgelesen und pro Kalendereintrag eine OneNote-Seite (nach den Vorgaben) erstellt.

Fazit

Nach einer kurzen Einarbeitungszeit konnte ich meine ersten Automatisierungen mit Microsoft Power Automate erstellen. Das beschriebene Szenario muss ich noch etwas verbessern und optimieren, kann ich dann aber Ende des Jahres für die Automatisierung meiner manuellen Tätigkeit verwenden.

Für die manuellen Erstellung der Seiten habe ich ca. 4 Std. pro Jahr benötigt (das hat mich die Einarbeitung in die Power Platform auch grob an Zeit gekostet). Für dieses Jahr war also fast der gleiche Zeitaufwand notwendig. Für das nächste Jahr kann ich aber mit sehr wenig Aufwand alle weiteren manuellen Tätigkeiten für mich persönlich automatisieren. Die Einarbeitung in die neue Software-Plattform sehe ich aber als gute Zeitinvestition an, da ich zukünftig mehr Szenarien darüber für mich automatisieren möchte.

Wie verwendet Ihr Microsoft Power Automate? Gibt es Szenarien in eurem beruflichen Alltag die Ihr durch Automatisierung vereinfachen und verbessern könnt?