Den eigenen Arbeitsalltag & Meetings optimieren

Sobald Mitarbeiter fachliche oder personeller Verantwortung haben, verbringen sie sehr viel Zeit in Meetings. In diesem Beitrag gibt es ein paar Denkanstöße rund um das Thema IT-Consulting.

In den letzten vier Artikel habe es sehr viele Zeit- und Organisationstipps. Nehmen Sie die für sich besten Tipps heraus und setzen Sie diese in Ihrem Arbeitsalltag um. Behalten Sie dabei aber auch immer die bereits gut funktionierenden Dinge des Zeitmanagements bei und verbessern konsequent Ihre potentiellen Schwachstellen.

Meetingitis im Unternehmen

In einem Geschäftstermin sollte man immer vorab die Agenda anfordern und klären ob man die ganze Zeit am Termin teilnehmen muss. An Terminen sollte man nur an Agendapunkten teilnehmen an denen man etwas beitragen kann oder es den eigenen Bereich betrifft. 

Häufig kann man Meetings und deren Länge anhand bestimmter anschließender Termine z.B. Mittagspause planen (der Zeitpunkt des Meetings hat Einfluss auf due Produktivität und Effektivität). Es sollte immer eine Person für die Einhaltung der Zeiten in der Agenda (Maximaldauer für Agendapunkte definieren) zuständig sein – im Idealfall ist das nicht der Abteilungseiter / Organisator des Termins.

Das Gas-Prinzip bei Aufgaben

Gas dehnt sich soweit aus wie es Platz hat. Ist es nicht auch so bei Aufgaben?

Für Aufgaben sollte man sich immer eine Maximaldauer definieren und dann aus der tatsächlichen Dauer lernen. Bis zu einer Deadline / Uhrzeit sind meistens die Aufgaben fertig (wenn die Deadline früher wäre, würde man die Aufgabe auch schaffen). Man sollte dabei die wirkliche Deadline (z.B. gesetzliche Fristen, Meilensteine im Projekt) und Deadline die man sich vornimmt (z.B. Meilenstein mit persönlichen Pufferzeiten) unterscheiden.

Es kann auch helfen sich eine Erinnerung mit der maximalen Zeit der geplanten Dauer zu setzen z.B. Wecker, Uhr etc. (die Erinnerungsfunktion hilft um die Zeiteinhaltung besser zu gewährleisten)

Stundenwerte kennen

Was ist eine eigene Arbeitsstunde wert? Was kostet die Stunde eines Arbeitnehmers?

An den Stundenwert kann man sich über die Kosten nähern. Häufig reicht es den Bruttojahreslohn durch 1.000 teilen (normal auf 2.000 Arbeitsstunden, mit 1.000 sind Lohnnebenkosten beachtet) – mit diesen Wert hat man einen grobe Näherungswert.

Dieser Wert liefert eine höhere Sensibilität und regt zum Nachdenken über den Wert der Zeit an. 

In einem Meeting kann man mit der Anzahl der Teilnehmer rechnen z.B. interner Verrechnungssatz 700 Euro pro Tag = 87,5 Euro – wieviel kostet uns das Meeting?

VIP-Liste

In vielen Fällen kann bei regelmäßigen Störungen auch das Anlegen einer VIP-Liste helfen:

• Wer soll (fast) immer durchgestellt werden?
• Wer soll fast nie durchgestellt werden?
• Welche Themen sollen durchgestellt werden?

Man kann sich eine Positiv-Liste mit VIP-Personen erstellen – die Personen auch in dringenden Fällen stören dürfen. Oder man kann eine Negativ-Liste mit Personen erstellen – die viel Zeit kosten.

Es kann natürlich personenbezogen oder inhaltsbezogen gefiltert werden.

Pünktlichkeit

An manchen Regeln gibt es nichts zu rütteln: Seien Sie pünktlich, denn Pünktlichkeit vermittelt Zuverlässigkeit!

Man sollte nicht nur mit gutem Beispiel voran gehen, sondern z.B. auch Meetings zu krummen Zeiten planen (für Raumwechsel, Pausen zwischen Meetings etc.) – in den ersten Minuten verliert man dann nicht viel an Produktivität.

Antizyklische Planung

Gehen Sie soweit möglich immer antizyklisch vor d.h. man sollte Stoßzeiten vermeiden. Das kann im einfachsten Fall Anreisen betreffen oder auch Jahreszeiten an denen Dienstleister mehr Zeit zur Verfügung haben.

Man kann auch die Anzahl der Arbeitsstunden an bestimmten Tageszeiten anpassen z.B. Eule, Lerche z.B. 6 – 14 Uhr anstatt 8 – 16 Uhr.  Dabei sollte man beachten nur die Randzeiten antizyklisch zu nutzen (wenn möglich) – nicht früher anfangen und später aufhören!

Newsletter und Werbung

Bei Werbepost sollte man falls möglich immer die Annahme verweigern (damit wird die Werbung sehr schnell weniger). 

Bei Newslettern kann man sich einfach aus dem Verteiler nehmen lassen. Was will man mit Informationen die man nicht mehr benötigt oder nicht liest?

E-Mails abrufen

Wie oft am Tag ist es nötig bzw. sinnvoll seine E-Mails abzurufen?

E-Mails sollte man nur so oft am Tag ansehen, wie es zeitlich notwendig ist (nicht bei jeder neuen E-Mail). Ein passender Zeitintervall muss entsprechend gefunden werden. Es gilt nicht bei jeder E-Mail aus der Arbeit gerissen zu werden.

Backups und Alternativen

Sichern Sie alle wichtigen Daten regelmäßig! Und ja: Fangen Sie jetzt damit an!

Außerdem sollte man sich nie auf die Zahl 1 erlassen z.B. 1 Person, 1 Produkt, 1 Software. Es gilt also für jedes System eine Alternative zu haben, um im Fehlerfall gerüstet zu sein.

• • (Zahl 1 = 1 1 Produkt, 1 Person, 1 Hardware usw.)

“75-Prozent” – Regel

Um zu vermeiden das etwas im ungünstigsten Zeitpunkt auf einen zukommt, sollte man bei 75 % Erreichungsgrad bereits Platz schaffen. Dies gilt für physische Ordner, Festplatten, E-Mail-Postfächer etc.

Denn bei 99,99 % ist es immer zu spät …

Vorabinformation verteilen

Bei unangekündigten Störungen oder spontan Besuchen / Telefonaten sollte man immer vorher kommunizieren, wieviel Zeit man hat. Diese sollten begründet sein z.B. Folge-Termin, Meeting, Telefonkonferenz So können Sie den Termin entsprechend beenden!

Damit hat man ein sehr einfaches und respektvolles Kommunikationsmittel.

Delegationsliste erstellen

 In der täglichen Arbeit gilt es eine Übersicht zu getroffenen Vereinbarungen zu behalten. Dazu genügt eine einfache Excel-Tabelle oder Outlook-Aufgaben zum Kontrolltermin.

Damit kann man für die Nachweisbarkeit und Transparenz der übergebenen Themen. Auch die Zusammenfassung der übergebenen Aufgaben ist damit einfacher geben. Außerdem muss die Verbindlichkeit der Durchführung der Aufgabe vorhanden sein.

Durch die Delegationsliste kann das Hinterherlaufen bei Aufgaben vermieden werden und die eigene Reputation wird nicht geringer (wer vergisst schon gerne Aufgaben …).