Digitalisierung von Einkaufsprozessen

Bei der Digitalisierung von Einkaufsprozessen geht es darum alte, analoge Papierprozesse in die digitale Welt zu überführen. Wichtig ist hierbei die richtige Schritte im Blick zu haben und nicht alle technologischen Neuerungen und Trends automatisch umzusetzen. Erst einmal sollten sich Unternehmen auf ihre eigenen Prozesse und die “Low-Hanging-Fruits” konzentrieren und dann neue Trends etablieren.

Ein einfacher Papierprozess (Beispiel: Einkauf eines Notebooks für einen Home-Office-Worker) für die Produktauswahl, Freigabe und administrative Dokumentation könnte in Unternehmen wie folgt aussehen:

• Lieferanten suchen
• Produkt suchen
• Angebote einholen
• Angebot freigeben
• Bestellung durchführen
• Lieferung abwarten
• Begleitdokumente digitalisieren
• Wareneingang verbuchen
• Zahlung vornehmen

Zwischen diesen Arbeitsschritten liegen immer lange, lange Wartepausen und durch die Papierablage wird der gesamte Prozesse intransparent und ist schwierig analysierbar.

Wie sieht jetzt ein digitaler, transparenter und analysierbarer Prozess aus:

• Mitarbeiter bestellt aus einem Katalog im Onlineshop sein Endgerät
• Die Bestellanforderung wird automatisch im System ausgelöst und dokumentiert
• Alle notwendigen Freigaben werden auf digitalem Weg eingeholt
• Die Bestellung wird beim Lieferanten automatisch ausgelöst und die Ware geliefert
• Der Wareneingang wird im ERP im Hintergrund verbucht und die Zahlung ausgeglichen

Einen solchen Prozess kann man natürlich durch viele digitale Lösungen, ERP- und ECM-Systeme ideal unterstützen. Wichtig ist bei der Änderung von Geschäftsprozessen alle betroffenen Mitarbeiter entsprechend zu integrieren und durch ein agiles Vorgehen schnell Mehrwerte für die Zielgruppe darzustellen.

Als Vorbereitung auf die Änderungen in unserer Arbeitswelt kann jeder Mitarbeiter die Disruption in seinem eigenem Bereich schon einmal vorbereitend einplanen. Zu Beginn sollte man Wissen aufbauen und Innovationen im eigenen Bereich voran treiben.

Welche Mehrwerte gibt es in digitalen Einkaufsprozessen? Sehen Sie lieber eine “einfache” Digitalisierung oder doch gleich einen Disruption in Ihren Geschäftsprozessen?