Neue Mitarbeiter in dezentralen Teams

Wie kommen neue Mitarbeiter in dezentralen Teams am besten an? Wer vor der Pandemie schon dezentral organisiert war, tut sich aktuell einfacher um neue Mitarbeiter in den Firmenverbund zu integrieren. Ich habe hier einmal acht Punkte beschrieben, die immer wieder in dezentralen Teams vorkommen. Welche weiteren Punkte gibt es aus Ihrer Sicht?

Ich hatte hier zum Remote-Onboarding einen sehr interessanten Artikel gefunden, den ich jetzt als Basis für unseren Einarbeitungsprozess verwenden möchte. Ein Vorteil ist natürlich das man  überall einstellen und auf keinen Standort angewiesen ist. Dadurch ist die Auswahl von potentiellen Talenten wesentlich höher als bei standortgebundenen Unternehmen.

Eine komplette Online-Einarbeitung ist aber auch in der IT-Branche nicht überall üblich. Es sollte aus meiner Sicht (wenn möglich) gemeinsame vor Ort-Termine bei relevanten oder sinnvollen Themen im Einarbeitungsplan geben, um seine Kollegen nicht nur virtuell kennenzulernen. Unterstützt werden kann das natürlich Online durch Software-Lösungen z.B. Teams, Online-Termine etc.

Technik rechtzeitig bereitstellen

Im Idealfall sollte man sich die notwendige Technik gleich in einer Einarbeitungswoche vor Ort abholen. Ich würde die Technik eher nicht versenden, sondern immer gemeinsam mit der IT-Abteilung oder Kollegen gemeinsam in Betrieb nehmen. Hier kann man auch schon wesentlich einfacher die ersten gemeinsamen Aktivitäten planen. 

Willkommenspaket zusammenstellen

Ein kleines Willkommenspaket (ob vor Ort oder Online) ist auch immer eine gute Idee. Hier können schon einmal die relevanten Informationen vorab bereit gestellt werden.

Einarbeitungsplan erstellen

Ein grober Einarbeitungsplan für die ersten Monate sollte immer Bestandteil einer Neueinstellung sein. Der Einarbeitungsplan soll auf die neue Aufgabe vorbereiten, einen Überblick vermitteln und in den ersten Arbeitstagen unterstützen. 

Meistens ist ein solcher Plan nur eine grobe Leitlinie um Personen / Abteilungen kennenzulernen, sich einzufinden oder auch Schulungsschwerpunkte zu organisieren. 

Einen Mentor bestimmen

Jeder neue Mitarbeiter sollte einen Mentor bekommen, bei dem er Fragen zur Einarbeitung stellen kann. Hier kann man sich über jegliche Fragen, Projekte oder Zuständigkeiten austauschen.

Virtuelle Kennenlerntreffen organisieren

In vielen Fällen kann man bestehende Termine für die Vorstellung von neuen Mitarbeitern um einen Agenda-Punkt erweitern (und auch Fragen stellen). Häufig lernt man die neuen Kollegen dann auch in “virtuellen Kaffeepausen” kennen. 

Ergänzend ist es natürlich auch immer schön, wenn man sich anstatt virtuell in Terminen vor Ort treffen kann.

Ansprechbar sein

Neue Mitarbeiter sollten nicht nur den disziplinarischen Vorgesetzten, sondern auch alle notwendigen Kollegen einfach und unkompliziert ansprechen können. In den ersten Monaten sollte man die Terminfrequenz etwas höher legen, damit auch entsprechend Zeiten in den Kalendern dafür vorhanden ist.

Aufgaben festlegen

Da im IT-Umfeld häufig Projekte umgesetzt werden, ergeben sich die Aufgaben meist aus den gemeinsam geplanten Projekten. Es sollte aber im Einarbeitungsplan ein Schwerpunkt auf bestimmte Aufgaben und Ziele im ersten Halbjahr / Jahr gesetzt werden.

Feedback einholen

Das ist aus meiner Sicht einer der wichtigsten Punkte. In regelmäßigen Jour-Fixe-Terminen sollte der neue Mitarbeiter die Möglichkeit haben Feedback zu geben, aber auch einzuholen.