OneNote-Struktur für den beruflichen Alltag
Inspiriert von diesem Artikel bei Büro-Kaizen, habe ich meine OneNote-Struktur etwas optimiert und verbessert. Meine bestehenden Notizbücher sind schon etwas in die Jahre gekommen, darum war ein kleiner “Refresh” mal wieder sehr praktisch.
Der Fokus in diesem Artikel liegt auf der beruflichen Nutzung in meiner Tätigkeit als Teamleiter einer Consulting-Abteilung. Bei Interesse kann ich auch gerne meine private Nutzung darstellen.
Vorlage
In dem oben genannten Artikel werden die Notizbücher grob nach diesen zwei Kategorien unterteilt:
- Dauerhafter Einsatz des Notizbuch
- Weitere temporäre Notizbücher für zeitlich begrenzte Projekte
Damit ergibt sich aus dem “Kaizen” folgende Struktur (mit meinen Kommentaren versehen):
| Struktur | Kommentar |
|---|---|
| 1 Projekte | Unterteilung pro Kundenprojekt oder internes Projekt |
| 2 Termine | Im meiner Struktur nicht notwendig, da in 5. integriert |
| 3 Personal | Pro Mitarbeiter ein eigener Abschnitt (auch für eigene Themen) |
| 4 Vertrieb | Nicht notwendig, da in 2. oder 5. integriert |
| 5 Meetings | Übergreifende Regeltermine (Vor- und Nachbereitungen), Projekttermine lege ich drekt unter 1. ab |
| 6 Wissen | Eigenes persönliches Wissen (sehr wenig notwendig, wenn ich Informationen bereits im Entwurfsstatus öffentlich verteile), Aufbereitung für zentrale Wissensdatenbank |
| 7 Team | Nicht notwendig, da dies bereits über “SharePoint-Notizbücher” geregelt ist, Collaboration im Team mit dem Ziel die E-Mail-Flut zu minimieren |
Meine Struktur
Für meine tägliche Arbeit habe ich die Struktur etwas abgewandelt und wie folgt aufgebaut.
Persönliche Notizbücher
- 0 Organisation
- 1 Projekte
- 2 Personal
- 3 Meetings
- 4 Wissen
Geteilte Notizbücher
- Notizbuch für Teamwebsite
- SharePoint Seite für Produkte, Portfolio und Wissensdatenbank
- Notizbuch für Meetings
- übergreifende Termine z.B. Kick-Offs, Bereichsmeetings
- Notizbuch für Lenkungskreis
- vertrauliche Informationen z.B. Führungskreis-Termine
- Notizbuch für xxx
- ein paar Projekte die etwas größeren Umfang haben
Die Notizbücher werden abhängig vom Inhalt dann in Abschnittsgruppen, Abschnitten und Seiten gegliedert (je nach Anforderung).
Fazit
Eine Überlegung / Verbesserung hätte ich beim Teilen der “Personal-Notizen” noch: hier betrifft es ja immer den Mitarbeiter und die Führungskraft d.h. man könnte auch pro Mitarbeiter ein Notizbuch machen und das entsprechend teilen um eine doppelte Datenhaltung zu umgehen.
Welche Verbesserungspotentiale sehen Sie bei der Ablagestruktur? Habe ich größere Elemente übersehen?
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