Prinzipien und Methoden des Zeitmanagements

Das Zeitmanagement ist für jedes Unternehmen und jede Person ein sehr wichtiges Thema. Oft wird das Thema Zeit- und Selbstmanagement etwas vernachlässigt. In den nächsten Artikeln werden ich ein paar Prinzipien und Methoden darstellen, die bei mir im Umfeld Anwendung fanden.

Als Buchempfehlung kann ich 24:7-Zeitmanagement von Tim Reichel geben. Aus E-Learnings habe ich zu dem Thema viel bei Lecturio mitgenommen. In unseren In-House-Schulungen profitieren wir von dem Wissen von Jeanette Bastian.

Prinzipien im Zeitmanagement

An den folgenden Prinzipien kann man sich grob orientieren und seine eigene Arbeitsweise reflektieren:

1. Ziele setzen (damit aber nicht nur Firmenziele, sondern auch persönliche Ziele)
2. Prioritäten setzen (für die Abarbeitung der Aufgaben notwendig)
3. Pläne aufstellen (für konzentriertes und zielorientiertes Arbeiten, denn 10 % der Planung sparen 90 % der Umsetzung)
4. Fokus erzeugen (für erhöhte Konzentration, Multitasking vs. Singletasking)
5. Effizient arbeiten (um das Hinauszögern und Perfektionismus zu verhindern, 80:20-Regel von Pareto)
6. Gewohnheiten aufbauen (um neue Methoden und Prinzipien aufzubauen, eine neue Gewohnheit benötigt ca. 60 Tage bis zur vollständigen Integration)
7. Niemals aufgeben (es gibt immer wieder Hindernisse und die wenigsten Themen sind von Anfang an komplett klar und geplant)

Methoden für die Optimierung des eigenen Zeitmanagements

Bei der Verbesserung des Zeit- und Selbstmanagements gibt es einige Methoden. Nachfolgend ein Auszug mit dem Fokus auf das Zeitmanagement.

Planung von Aufgaben

Das Pareto-Prinzip für die Verteilung von der Zeit zur Erledigung einer Aufgabe verwendet. Denn 20 % der investierten Zeit bringen häufig schon 80 % des gewünschten Ergebnisses.

Für die Klarheit der Aufgaben und Ziele sorgt die SMART-Formel.

Mit der ALPEN-Methode können Aufgaben geschätzt und terminiert werden.

Bei aller Planung aber natürlich auch die 2 Minuten Regel nicht vergessen. Denn alles was man innerhalb zwei Minuten umsetzen kann, sollte man sofort umsetzen.

Priorisierung von Tätigkeiten

Mit der Eat the Frog Methode erledigt man die unangenehmste Aufgabe gleich zu Beginn (damit kann sich das Aufschieben von unangenehmen Tätigkeiten minimieren).

Mit einer ABC-Analyse  angewandt auf Aufgaben, kann man auch die Priorisierung entsprechend visualisieren.

Aufschieben von Aufgaben

Wer zum Aufschieben von Aufgaben (der Prokrastination) oder dem Mañana-Syndrom neigt, sollte sich mit der Priorisierung etwas mehr beschäftigen.

Da sich Aufgaben immer genau auf das Maß ausdehnen welche Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht (Parkinsonsche Gesetz), ist die Pomodore-Technik für komplexe Aufgaben gut geeignet.

Am bekanntesten dürfte das Prinzip von Eisenhower sein. Hier werden Themen nach der Dringlichkeit und Wichtigkeit entsprechen kategorisiert.

Im Zweifel natürlich nur immer die unwichtigen Themen aufschieben und die wichtigen Themen sofort erledigen.

Eigene Leistungskurve

Um seine Aufgaben den ganzen Tag richtig zu verteilen und produktiv zu Arbeiten, muss man seine eigene Leistungskurve kennen und entsprechend in den Alltag einbauen.

Zusagenmanagement

Zusagen sind abhängig untereinander d.h. Zusagen sind wichtig und müssen mit hoher Priorität geplant werden!

Dazu ist eine realistische Planung notwendig. Lieber sollte man Zusagen konservativer treffen und im Nachgang reflektieren. Es sollte auch ein entsprechender Puffer für unvorhergesehene Themen berücksichtigt werden.

Wichtig ist auch die Abstimmung mit allen beteiligten Personen, wann eine Aufgabe spätestens fertig sein muss.

Im Idealfall hinterfragt man auch die Zusagen anderer (ob es auch realistisch und mit der nötigen Priorität bearbeitet werden kann).

Transparenz der Aktivitäten

Seine eigenen Aktivitäten in einer repräsentativen Woche sollte man sich einmal komplett notieren. Also nicht nur die geplante Dauer, sondern die wirkliche Umsetzungsdauer.

Damit bekommt man eine realistische Aufstellung des eigenen Zeitbedarfs und kann das Verbesserungspotential durch Abgleich mit der Planung nutzen und die Erkenntnisse direkt umsetzen.

Denn was nicht messbar ist, kann auch nicht verbessert werden.

Fremdbestimmung im Alltag

Eine fremdbestimmte Arbeitsweise im Alltag ist das Ziel von den wenigsten Personen und wird meistens nicht gerne gesehen.

Man sollte bei neuen Anfragen nicht immer automatisch reagieren, sondern beachten was für die Situation die sinnvollste Lösung ist.

Man entscheidet selbst über die Priorisierung der eigenen Zeit.

Große Aufgaben im Zeitmanagement

Um große Aufgaben entsprechend umzusetzen, sollte man erst die größeren Themenblöcke planen und dann um kleinere Themen ergänzen.

Mit der Salami-Taktik kann man große Ziele und Aufgaben in kleine Teilschritte zerlegen. Mit der entsprechenden Vor- und Nachbereitung + Puffer ergibt sich meist eine gute Umsetzung.

Gleichartige Tätigkeiten

Gleichartige Tätigkeiten sollte man nach Möglichkeit zusammenfassen z.B. nach Kunden, nach Medium. Damit minimiert man Rüstzeiten und erhöht den Fokus auf die entsprechend Aufgabe.

Für den zeitlichen Rahmen kann man das Time Boxing nutzen  und entsprechende Aufgabenblöcke erstellen und sortieren.

Damit wird auch das stresserzeugende Multitasking vermieden und die Qualität in der Umsetzung erhöht. Dabei sind viele Projekte in Ordnung, aber man sollte versuchen an wenigen Projekten parallel zu Arbeiten.

Durch das “Abschnittsweises Konzentrieren” wird auch der Fokus auf die Aufgabe entsprechend erhöht. Bei Wartezeiten sollte man natürlich die entsprechend freie und ungeplante Zeit ausnutzen.