Weitere Möglichkeiten der Zeitersparnis

In den letzten beiden Artikeln gab es schon ein paar konkrete Ideen zum Thema Selbst- und Zeitmanagement. Hier noch einmal ein paar Denkanstöße, wie man seinen “Flow” optimieren kann.

Im Bereich Ablage und Posteingang, muss man sich für sich selbst eine sinnvolle Struktur erstellen. Die Struktur soll dabei so einfach wie möglich und weitgehendst einheitlich sein.

Ablagesystem

Das Ziel eines guten Ablagesystems ist es, die Suche für sich und andere zu minimieren. Dafür muss das System logisch und Nachvollziehbar sein. Es ist aber natürlich auch eine konsequente Einhaltung der Ablagestrukturen notwendig.

Farben können dabei, ähnlich wie beim Kalender, bei der Definition der Kategorien unterstützen z.B. interne Termine, externe Termine, Reisetätigkeit, Schulung etc.

Digitaler Posteingang

Beim Posteingang muss man unterscheiden ob und mit wie vielen Ordnerstrukturen man arbeiten möchte (als Richtwert kann der maximale Wert an Ordnern einer Bildschirmseite gesehen werden).

Die meisten Posteingänge lassen sich durch die besseren Suchfunktionen der Applikationen auf weniger als 5 Ordner begrenzen.

Durch Regeln nach dem Prinzip “WENN – DANN” können auch E-Mails entsprechen vor der Bearbeitung kategorisiert werden.

Bedienung der Arbeitsmittel

Sehr viel Zeit kann man sich bei der Bedienung der Arbeitsmittel sparen. Wenn man im Büro arbeitet, ist damit das Zehn-Finger-System eine der wichtigsten Methoden. Auch sollte man alle Shortcuts für ein schnelleres Arbeiten verwenden (man arbeitet doch schneller als mit der Maus) und bei Bedarf eigene Kürzel z.B. per AutoHotkey erstellen.

Durch die Beschäftigung der notwendigen Hard- und Software kann man schnell und einfach Zeit einsparen.

Nein sagen

Die wichtigste Methode zum Zeit einzusparen ist das Wort “NEIN!”. Damit meine ich nicht, dass man nur abblockend durch die Gegen laufen soll, sondern man auch bewusst reflektiert wenn man zu etwas “JA” oder “NEIN” sagt.

Als guter Grundsatz kann man folgende Zeilen verwenden:

• Jedes “Nein” ist ein “Ja” zu etwas Anderem.
• Jedes “Ja” ist ein “Nein” zu etwas Anderem.

Unnötiges streichen

Um dies durchführen zu können, muss man seine Zeiten erst einmal protokollieren und die Verschwendungen visualisieren. Danach kann man sich an seinen Prioritäten machen und entsprechend optimieren.

Die meisten Personen machen viele Dinge die nicht sinnvoll sind z.B. Fernsehen schauen. Möchte ich nun z.B. 2 – 3 Std. pro Woche etwas tun, habe dazu keine Zeit, schaue aber 3 Std. TV am Tag – wie passt das zusammen? Im Schnitt wird in in Deutschland 4 Std. pro Tag vor dem TV verbracht. 

Sein Umfeld erziehen

Auch das ist ein wichtiger Punkt. Wichtig ist sich immer wieder folgende Fragen zu stellen:

• Mit wem arbeiten Sie regelmäßig zusammen?
• Wie kann die Zusammenarbeit zeitsparender werden?
• Welche Informationen und welche Meetings sind relevant?

Wenn man diese Punkte kennt, kann man auch die Zusammenarbeit mit bestimmten Bereichen verbessern. 

Eigene Fähigkeiten verbessern

Es gibt immer wieder stressige Phasen im Beruf. Wichtig ist auch entsprechend abschalten zu können z.B. durch Kurzpausen, lange Wochenenden oder Urlaub.

Um seine eigenen Fähigkeiten zu verbessern, sollte man regelmäßig Weiterbildungen einplanen und seine Planung durch neue Ideen verbessern.

Fremdsteuerung unterbinden

Es passiert immer wieder, dass man sich “fremdgesteuert” fühlt und man seine eigenen Prioritäten nicht mehr selbst setzen kann.

In diesem Fall sollte man sich folgende Fragen stellen:

• Wo entstehen bei Ihnen Dringlichkeiten?
• Wo entstehen bei anderen Dringlichkeiten?
• Wie lassen sich diese vermeiden?
• Wie lassen sich Dringlichkeiten vermeiden? (dies sollte reflektiert werden)

Ein guter Tipp ist auch, wenn man die Zeitnot anderer Personen sieht. Könnte mir das auch passieren? Damit kann man die Situationen für sich selbst bewerten.

Checklisten und Arbeitsanweisungen

Bei wiederholenden Vorgängen sollte die Vorgehensweise immer systematisch und logisch geordnet sein. Als Mitarbeiter sollte man sich an die regelmäßige Pflege und Ergänzung von Checklisten und Arbeitsanweisungen gewöhnen. Der Fokus sollte immer auf möglichst einfache und brauchbaren Beschreibungen liegen.

Die Beschreibungen sollten für kleine Bereiche erstellt werden und die regelmäßig wiederkehrenden Dinge dokumentieren. Damit minimieren sich die Fragen von Mitarbeitern und die fehlenden Kapitel können per KVP ergänzt werden.

Ein großer Vorteil ergibt sich bei der Einarbeitung für neue Mitarbeiter. Neue Mitarbeiter können die Unterlagen nach dem eigenem Tempo durcharbeiten, damit steigt die Qualität, es gibt weniger Erklärungsaufwand und die Vertretungssituationen sind leichter.