Zeitmanagement oder doch lieber Selbstmanagement?

Befasst man sich am besten mit Zeitmanagement oder doch lieber mit Selbstmanagement? Da die Menge an Informationen jedes Jahr steigt, muss man sich auch selbst optimieren. Vor allem die elektronischen Informationen im Gegensatz zu physischen Informationen werden immer mehr.

Beim Selbstamanagement geht es darum seine eigene Planung und Organisation zu verbessern. Hier werden häufig die eigene Motivation, die Erledigung von Aufgaben und der eigene Überblick genannt. Das Selbstmanagement hängt also stark mit dem Zeitmanagement zusammen.

Hier ein paar Themen die ich zum Thema Selbstmanagement gesammelt habe. Welche Ergänzungen haben Sie noch zum Thema Selbstmanagement?

Bearbeitung von Vorgängen

Bei der Bearbeitung von Vorgängen sollte man sich angewöhnen, jeden Vorgang nur einmal in die Hand zu nehmen. Der größte Zeitfresser ist ist in einem Vorgang einen Teil zu bearbeiten und dann den Rest später zu erledigen.

Erreichbarkeit

Wann ist man für wen in welcher Zeit erreichbar? Hier handelt es sich um einen klassischen Zielkonflikt, der von der eigenen Rolle / Tätigkeit stark abhängt. Man sollte es aber mit der eigenen Erreichbarkeit nicht übertreiben.

Im Idealfall reserviert man sich eigene Zeiten für wichtige und wertschöpfende Tätigkeiten (wenn man das nicht tut, werden die Zeiten von alleine mit unwichtigen Tätigkeiten aufgefüllt werden). Man sollte auch den Mut haben, Zeiten zu reservieren und auch einmal nicht erreichbar zu sein.

Gewohnheitsänderungen

Es gibt überall sehr viele Tipps & Tricks für das Zeit- und Selbstmanagement. Eine Gewohnheitsänderung wird aber meist durch Erinnerung und Wiederholung erst komplett in den Arbeitsablauf integriert. Die Änderung von Gewohnheiten dauert grob ca. 30 Tage (ab dann geht einen die Änderung in “Fleisch und Blut” über).

Reisetätigkeiten optimieren

Oft wird die Optimierung der eigenen Reisetätigkeiten (im privaten oder geschäftlichen Umfeld) beim Selbstmanagement übersehen. Es geht darum, schlau zu Reisen und die Wahl des Verkehrsmittels nach der Nettozeit zu priorisieren. Die Nettozeit ist die Reisezeit abzüglich der nutzbaren / produktiven Zeit. Die Kosten einer Reise sollte man natürlich dabei auch im Blick behalten.

Gut ist gut genug

Jede Aufgabe und Tätigkeit hat einen “Gut-Genug-Punkt”. Diesen sollte man pro Aufgabe kennen und entsprechend bewerten. Wenn der Nutzen einer Tätigkeit sehr gering ist, dann kann auch der Aufwand etwas minimiert werden (Aufwand und Nutzen beachten). In den meisten Fällen reichen 70 – 80 % der Lösung häufig aus (und dann ggf. etwas nacharbeiten).

Andere lesen lassen

Wenn man viele Texte zur Informationsgewinnung verarbeiten soll, dann kann man sich auch überlegen das Lesen teilweise zu delegieren oder auf verschiedene Personen aufzuteilen. Informationen die viele Personen in einem Bereich betreffen, können aufgeteilt werden und in einem gemeinsamen Termin in der Kurzfassung berichtet werden. Man sollte hier auch immer an die gesamte Abteilung und nicht nur an sich als einzelne Person denken.

Zusammenfassungen von Büchern kann man auch sehr gut über Hörbücher beziehen.

Sich ersetzbar machen

Wichtig finde ich auch immer, dass sich jede Person im Unternehmen ersetzbar macht und man keine Angst hat andere Mitarbeiter für neue Aufgaben zu befähigen. Hier kann man sich selbst Freiräume für andere (noch wichtigere) Aufgaben Schaffen.

Erstes Ziel sollte also immer die Weitergabe von Wissen sein, damit man die Unabhängigkeit der eigenen Person gewährleisten kann.

Endlostelefonate

Um lange Telefonate zu verkürzen, kann man sich vorab alle zu besprechenden Punkte notieren oder an einem Kontakt sammeln. So sind Telefonate gut vorbereitet und bekommen bestimmt 50 % mehr Struktur. Damit werden auch kein Punkte in einem Telefonat übersehen. 

Im Idealfall verbindet man Telefonat immer mit einem Termin verbinden. Damit hat man klare Anfangs- und Endzeiten, die Fehlversuche für Erreichbarkeit werden geringer und die Person wird nicht aus der Arbeit gerissen. Hier gilt es auch immer den sinnvollsten Kommunikationskanal zu wählen.