In den letzten beiden Artikeln gab es schon ein paar konkrete Ideen zum Thema Selbst- und Zeitmanagement. Hier noch einmal ein paar Denkanstöße, wie man seinen “Flow” optimieren kann.

Im Bereich Ablage und Posteingang, muss man sich für sich selbst eine sinnvolle Struktur erstellen. Die Struktur soll dabei so einfach wie möglich und weitgehendst einheitlich sein.

Ablagesystem

Das Ziel eines guten Ablagesystems ist es, die Suche für sich und andere zu minimieren. Dafür muss das System logisch und Nachvollziehbar sein. Es ist aber natürlich auch eine konsequente Einhaltung der Ablagestrukturen notwendig.

Farben können dabei, ähnlich wie beim Kalender, bei der Definition der Kategorien unterstützen z.B. interne Termine, externe Termine, Reisetätigkeit, Schulung etc.

Digitaler Posteingang

Beim Posteingang muss man unterscheiden ob und mit wie vielen Ordnerstrukturen man arbeiten möchte (als Richtwert kann der maximale Wert an Ordnern einer Bildschirmseite gesehen werden).

Die meisten Posteingänge lassen sich durch die besseren Suchfunktionen der Applikationen auf weniger als 5 Ordner begrenzen.

Durch Regeln nach dem Prinzip “WENN – DANN” können auch E-Mails entsprechen vor der Bearbeitung kategorisiert werden.

Bedienung der Arbeitsmittel

Sehr viel Zeit kann man sich bei der Bedienung der Arbeitsmittel sparen. Wenn man im Büro arbeitet, ist damit das Zehn-Finger-System eine der wichtigsten Methoden. Auch sollte man alle Shortcuts für ein schnelleres Arbeiten verwenden (man arbeitet doch schneller als mit der Maus) und bei Bedarf eigene Kürzel z.B. per AutoHotkey erstellen.

Durch die Beschäftigung der notwendigen Hard- und Software kann man schnell und einfach Zeit einsparen.

Nein sagen

Die wichtigste Methode zum Zeit einzusparen ist das Wort “NEIN!”. Damit meine ich nicht, dass man nur abblockend durch die Gegen laufen soll, sondern man auch bewusst reflektiert wenn man zu etwas “JA” oder “NEIN” sagt.

Als guter Grundsatz kann man folgende Zeilen verwenden:

• Jedes “Nein” ist ein “Ja” zu etwas Anderem.
• Jedes “Ja” ist ein “Nein” zu etwas Anderem.

Unnötiges streichen

Um dies durchführen zu können, muss man seine Zeiten erst einmal protokollieren und die Verschwendungen visualisieren. Danach kann man sich an seinen Prioritäten machen und entsprechend optimieren.

Die meisten Personen machen viele Dinge die nicht sinnvoll sind z.B. Fernsehen schauen. Möchte ich nun z.B. 2 – 3 Std. pro Woche etwas tun, habe dazu keine Zeit, schaue aber 3 Std. TV am Tag – wie passt das zusammen? Im Schnitt wird in in Deutschland 4 Std. pro Tag vor dem TV verbracht. 

Sein Umfeld erziehen

Auch das ist ein wichtiger Punkt. Wichtig ist sich immer wieder folgende Fragen zu stellen:

• Mit wem arbeiten Sie regelmäßig zusammen?
• Wie kann die Zusammenarbeit zeitsparender werden?
• Welche Informationen und welche Meetings sind relevant?

Wenn man diese Punkte kennt, kann man auch die Zusammenarbeit mit bestimmten Bereichen verbessern. 

Eigene Fähigkeiten verbessern

Es gibt immer wieder stressige Phasen im Beruf. Wichtig ist auch entsprechend abschalten zu können z.B. durch Kurzpausen, lange Wochenenden oder Urlaub.

Um seine eigenen Fähigkeiten zu verbessern, sollte man regelmäßig Weiterbildungen einplanen und seine Planung durch neue Ideen verbessern.

Fremdsteuerung unterbinden

Es passiert immer wieder, dass man sich “fremdgesteuert” fühlt und man seine eigenen Prioritäten nicht mehr selbst setzen kann.

In diesem Fall sollte man sich folgende Fragen stellen:

• Wo entstehen bei Ihnen Dringlichkeiten?
• Wo entstehen bei anderen Dringlichkeiten?
• Wie lassen sich diese vermeiden?
• Wie lassen sich Dringlichkeiten vermeiden? (dies sollte reflektiert werden)

Ein guter Tipp ist auch, wenn man die Zeitnot anderer Personen sieht. Könnte mir das auch passieren? Damit kann man die Situationen für sich selbst bewerten.

Checklisten und Arbeitsanweisungen

Bei wiederholenden Vorgängen sollte die Vorgehensweise immer systematisch und logisch geordnet sein. Als Mitarbeiter sollte man sich an die regelmäßige Pflege und Ergänzung von Checklisten und Arbeitsanweisungen gewöhnen. Der Fokus sollte immer auf möglichst einfache und brauchbaren Beschreibungen liegen.

Die Beschreibungen sollten für kleine Bereiche erstellt werden und die regelmäßig wiederkehrenden Dinge dokumentieren. Damit minimieren sich die Fragen von Mitarbeitern und die fehlenden Kapitel können per KVP ergänzt werden.

Ein großer Vorteil ergibt sich bei der Einarbeitung für neue Mitarbeiter. Neue Mitarbeiter können die Unterlagen nach dem eigenem Tempo durcharbeiten, damit steigt die Qualität, es gibt weniger Erklärungsaufwand und die Vertretungssituationen sind leichter.

Befasst man sich am besten mit Zeitmanagement oder doch lieber mit Selbstmanagement? Da die Menge an Informationen jedes Jahr steigt, muss man sich auch selbst optimieren. Vor allem die elektronischen Informationen im Gegensatz zu physischen Informationen werden immer mehr.

Beim Selbstamanagement geht es darum seine eigene Planung und Organisation zu verbessern. Hier werden häufig die eigene Motivation, die Erledigung von Aufgaben und der eigene Überblick genannt. Das Selbstmanagement hängt also stark mit dem Zeitmanagement zusammen.

Hier ein paar Themen die ich zum Thema Selbstmanagement gesammelt habe. Welche Ergänzungen haben Sie noch zum Thema Selbstmanagement?

Bearbeitung von Vorgängen

Bei der Bearbeitung von Vorgängen sollte man sich angewöhnen, jeden Vorgang nur einmal in die Hand zu nehmen. Der größte Zeitfresser ist ist in einem Vorgang einen Teil zu bearbeiten und dann den Rest später zu erledigen.

Erreichbarkeit

Wann ist man für wen in welcher Zeit erreichbar? Hier handelt es sich um einen klassischen Zielkonflikt, der von der eigenen Rolle / Tätigkeit stark abhängt. Man sollte es aber mit der eigenen Erreichbarkeit nicht übertreiben.

Im Idealfall reserviert man sich eigene Zeiten für wichtige und wertschöpfende Tätigkeiten (wenn man das nicht tut, werden die Zeiten von alleine mit unwichtigen Tätigkeiten aufgefüllt werden). Man sollte auch den Mut haben, Zeiten zu reservieren und auch einmal nicht erreichbar zu sein.

Gewohnheitsänderungen

Es gibt überall sehr viele Tipps & Tricks für das Zeit- und Selbstmanagement. Eine Gewohnheitsänderung wird aber meist durch Erinnerung und Wiederholung erst komplett in den Arbeitsablauf integriert. Die Änderung von Gewohnheiten dauert grob ca. 30 Tage (ab dann geht einen die Änderung in “Fleisch und Blut” über).

Reisetätigkeiten optimieren

Oft wird die Optimierung der eigenen Reisetätigkeiten (im privaten oder geschäftlichen Umfeld) beim Selbstmanagement übersehen. Es geht darum, schlau zu Reisen und die Wahl des Verkehrsmittels nach der Nettozeit zu priorisieren. Die Nettozeit ist die Reisezeit abzüglich der nutzbaren / produktiven Zeit. Die Kosten einer Reise sollte man natürlich dabei auch im Blick behalten.

Gut ist gut genug

Jede Aufgabe und Tätigkeit hat einen “Gut-Genug-Punkt”. Diesen sollte man pro Aufgabe kennen und entsprechend bewerten. Wenn der Nutzen einer Tätigkeit sehr gering ist, dann kann auch der Aufwand etwas minimiert werden (Aufwand und Nutzen beachten). In den meisten Fällen reichen 70 – 80 % der Lösung häufig aus (und dann ggf. etwas nacharbeiten).

Andere lesen lassen

Wenn man viele Texte zur Informationsgewinnung verarbeiten soll, dann kann man sich auch überlegen das Lesen teilweise zu delegieren oder auf verschiedene Personen aufzuteilen. Informationen die viele Personen in einem Bereich betreffen, können aufgeteilt werden und in einem gemeinsamen Termin in der Kurzfassung berichtet werden. Man sollte hier auch immer an die gesamte Abteilung und nicht nur an sich als einzelne Person denken.

Zusammenfassungen von Büchern kann man auch sehr gut über Hörbücher beziehen.

Sich ersetzbar machen

Wichtig finde ich auch immer, dass sich jede Person im Unternehmen ersetzbar macht und man keine Angst hat andere Mitarbeiter für neue Aufgaben zu befähigen. Hier kann man sich selbst Freiräume für andere (noch wichtigere) Aufgaben Schaffen.

Erstes Ziel sollte also immer die Weitergabe von Wissen sein, damit man die Unabhängigkeit der eigenen Person gewährleisten kann.

Endlostelefonate

Um lange Telefonate zu verkürzen, kann man sich vorab alle zu besprechenden Punkte notieren oder an einem Kontakt sammeln. So sind Telefonate gut vorbereitet und bekommen bestimmt 50 % mehr Struktur. Damit werden auch kein Punkte in einem Telefonat übersehen. 

Im Idealfall verbindet man Telefonat immer mit einem Termin verbinden. Damit hat man klare Anfangs- und Endzeiten, die Fehlversuche für Erreichbarkeit werden geringer und die Person wird nicht aus der Arbeit gerissen. Hier gilt es auch immer den sinnvollsten Kommunikationskanal zu wählen.

Was halten Sie von einem flexiblen Vorgehensmodell, das Sie bei der Einführung Ihrer Softwarelösung unabhängig vom Ort des gesamten Projektteams (interne Abteilungen, externe Parater und die umsetzenden Unternehmen) unterstützt? Als Vorreiter in der Digitalisierung war uns ein komplett digitales Vorgehensmodell genauso wichtig wie die Zufriedenheit aller Projektbeteiligten!

Seit März 2020 haben wir in der HENRICHSEN-Gruppe unser Vorgehensmodell neu gedacht, entsprechend verbessert und optimiert. Die Evolution des Modells war getrieben von der aktuellen Pandemie. Wir gehen davon aus, dass sich die Umsetzung von Projekten nachhaltig ändern wird und haben somit das Modell aktualisiert und die Erfahrungen aus vielen IT / ECM / ERP Projekten integriert.

Entstanden ist ein klassisches Projektvorgehensmodell für die Einführung von IT-Softwarelösungen, das mit agilen Methodiken kombiniert wurde und alle Phasen eines IT-Projekts enthält. Durch den Einsatz von modernen Techniken und Arbeitsweisen sind die Projekte nun komplett unabhängig von räumlichen Gegebenheiten besser realisierbar. Durch die Integration der Vertriebs- und Serviceorganisationen wurde das ganzheitliche Modell verbessert.

Das Modell ist abhängig von den Kundenanforderungen und Wünschen von einem kompletten Vor-Ort-Projekt (100 % On-Site) bis zu einem kompletten Online-Projekt kombinierbar (100 % Remote). Die Zusammensetzung des Vorgehensmodell entscheidet der Kunde zusammen mit seinem Vertriebsmitarbeiter und dem Projektteam!

Welche Mehrwerte haben Sie als Kunde bei unserem neuen Projektvorgehensmodell?

• Das Beste aus beiden Welten (Agil + Wasserfall)
• Zeitliche Flexibilität und vereinfachte Terminplanung
• Individualisiertes Lernergebnis (Blended Learning)
• Integration in bestehenden Digitalisierungsinitiativen
• Dezentrale Projektteams
• Reduzierte Reisekosten
• Einfache Internationalisierung
• Umweltaspekte (CO2) im Blick

Es gibt natürlich bei rein “Digitalen Projekten” nicht nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen. In der Konzeptionsphase muss zwangsweise in den Workshops umgedacht werden. Hier sind andere Konzepte und Vorgehensweisen unumgänglich. Der klassische “2 Tage vor Ort Workshop” wird in 4 x 3 Std. mit entsprechenden Inhalten unterteilt.

Was passiert, wenn sich in der Testphase oder Schulungen auf einmal auch die Fachabteilungen im HomeOffice befinden? Hier ist ein Blended Learning Konzept für die Vermittlung der Grundlagen und kundenspezifischen Anpassungen unabhängig vom Ort sehr wichtig. Im SAP-Bereich haben wir hier bereits die E-Learning-Module erstellt und Kunden können diese unabhängig von Ihrem Projekt bereits beziehen. Durch die Individualisierung der Lernmethodik für jeden Teilnehmer wird aber auch das Lernergebnis verbessert.

Durch die Verkürzung der Projektzeiten müssen Projektpläne und Implementierungen auch anders geplant werden. Durch den Wegfall der Reisekosten sind zum Teil spontanere Terminvereinbarungen möglich (das muss aber auch in die Arbeitsweise des Projektteams passen). Auf der anderen Seite können natürlich auch Spezialisten unabhängig vom Arbeitsort ohne aufwändige Reisezeiten in das Projekt integriert werden.

Der persönliche Kontakt ist uns in der HENRICHSEN-Gruppe natürlich immer noch sehr wichtig d.h. der “persönliche Touch” in den Projekten soll nicht darunter leiden. In den aktuellen Zeiten ist unser Standardmodell aber erst einmal online (auch wenn wir gerne bei Kunden und Partnern vor Ort sind).

Welche Vorteile und Herausforderungen sehen Sie in aktuellen IT-Projekten? Ich freue mich über den Austausch mit Ihnen!