Wer kennt sie nicht? Die Bedürfnispyramide von Abraham Maslow und die Zwei-Faktoren-Theorie von Frederick Herzberg.

Bedürfnispyramide

Die Bedürfnispyramide wird bei der Motivation von Menschen / Mitarbeitern verwendet. Doch von wem muss die Motivation bei der Arbeit ausgehen? Aus meiner Sicht muss die Motivation für die Leistungserbringung von der Person selbst kommen und kann natürlich durch Lob und Feedback entsprechend unterstützt werden.

Das Motivationsmodell von Maslow baut sich wie folgt auf (von Unten nach Oben):

• Selbstverwirklichung z.B. Autonomes und kreatives Arbeiten
• Individualbedürfnisse z.B. Leistung und Anerkennung
• Soziale Bedürfnisse z.B. Zugehörigkeit, Anschluss und Liebe
• Sicherheitsbedürfnisse z.B. Schutz und Behaglichkeit
• Physiologische Bedürfnisse z.B. Hunger, Durst und Schlaf

Aber ist die Darstellung in der aktuellen Zeit als Pyramide soweit noch die richtige Visualisierungsform? Gibt es nicht eher Mischformen der verschiedenen Elemente?

Zwei-Faktoren-Theorie

Bei der Zwei-Faktoren-Theorie wird nach diesen beiden Elementen unterschieden:

• Motivatoren – werden als nicht selbstverständlich wahrgenommen z.B. sinnvolle Arbeit, Herausforderung, Verantwortung
• Hygienefaktoren – werden als selbstverständlich wahrgenommen z.B. Gehalt, Arbeitsbedingungen

Wenn die Hygienefaktoren fehlen, dann steigt die Unzufriedenheit d.h. es ist dafür zu sorgen, das die Hygienefaktoren in Ordnung sind und man dann erst mit den Motivatoren weiter macht.

Welche Hygienefaktoren und Motivatoren sehen sie als wichtig an?

Hier einmal die Key-Facts für die Zeit- und Aufgabenplanung:

1. Klare und SMARTE Ziele definieren
2. Trennung wichtige und unwichtige Themen nach dem Paretoprinzip
3. Trennung wichtige und dringende Tätigkeiten nach dem Eisenhower-Prinzip

Habe ich etwas vergessen? Ich glaube nicht!

Wie halten sie ihre Meetings ab und wie protokollieren sie die Ergebnisse aus den Terminen? Diese Frage bekommt man häufig im Berufsalltag gestellt.

Vor dem erfolgreichen Abschluss eines Termins sollte man aber mit der Planung eines Meetings einsteigen.

Agenda und Terminvorbereitung

Für eine erfolgreiche Terminvorbereitung wird im ersten Schritt eine Termineinladung aus einem Informationssystem mit allen Zugangsdaten und Informationen versandt.

Bei größere Terminen wird zum Start des Termins ein Moderator bestimmt (oder die einladende Person übernimmt die Aufgabe). Bei wiederkehrenden Terminen kann die Rolle des Protokollant und des Moderators auch gewechselt werden.

Alle Teilnehmer des Termins füllen vorab die Agenda mit den gewünschten Punkten in einem zentralen Medium aus. Das schließt ein, das alle Personen Zugriff auf den gemeinsamen Ablageort haben und alles transparent umgesetzt wird.

Termindurchführung

Die Tagesordnungspunkte (TOPs) werden gemeinsam aus der Vorbereitung definiert und am Beginn des Termins noch einmal gemeinsam aktualisiert.

Bei der Termindurchführung sollte der Moderator auch den Redeanteil aller Personen im Blick haben und für eine reibungslose Zeitplanung sorgen.

Im Idealfall sorgt man auch dafür, das Besprechungen verkürzt abgehalten werden. Meistens ergeben sich die gleichen Ergebnisse in 60 Minuten, wie auch in einem 4 Std. Termin.

Terminnachbereitung und Protokoll

Die Aufschieberitis ist sehr hoch beim Schreiben von Protokollen. Also am besten also die Ergebnisse direkt im Termin protokollieren und dafür zu Beginn auch eine Person für das Protokoll benennen.

Meistens reicht ein kurzes und übersichtliches Ergebnisprotokoll (auch Beschlußprotokoll) als Zusammenfassung eines Termins aus. Die Kernaussagen des Termins werden protokolliert und auf eine Protokollierung der Redebeiträge wird verzichtet. Damit hat man eine Zusammenfassung in Stichpunkten in der logischen Reihenfolge (nicht zwingend die chronologische Abfolge).

Folgende Inhalte helfen beim Festhalten eines kurzen Protokolls:

• Kopfdaten z.B. Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer, Protokollführer
• Ablaufplan / Agenda
• Schilderung der Ergebnisse
• Weiterführende Dokumente z.B. Dateien, Links, etc.

Im Idealfall werden folgende Fragen beantwortet:

• Was ist zu tun?
• Wer macht es?
• Bis wann wird es erledigt?

Damit sind die Beschlüsse gemeinsam dokumentiert, die Verantwortlichkeiten festgehalten und ein Arbeitsauftrag ersichtlich.

Weiterführende Gedanken …

Gibt es noch weitere Tipps für bessere Meetings und Ergebnisprotokolle? Ich freue mich auf den Austausch mit ihnen.