Bei der Digitalisierung von Einkaufsprozessen geht es darum alte, analoge Papierprozesse in die digitale Welt zu überführen. Wichtig ist hierbei die richtige Schritte im Blick zu haben und nicht alle technologischen Neuerungen und Trends automatisch umzusetzen. Erst einmal sollten sich Unternehmen auf ihre eigenen Prozesse und die „Low-Hanging-Fruits“ konzentrieren und dann neue Trends etablieren.

Ein einfacher Papierprozess (Beispiel: Einkauf eines Notebooks für einen Home-Office-Worker) für die Produktauswahl, Freigabe und administrative Dokumentation könnte in Unternehmen wie folgt aussehen:

• Lieferanten suchen
• Produkt suchen
• Angebote einholen
• Angebot freigeben
• Bestellung durchführen
• Lieferung abwarten
• Begleitdokumente digitalisieren
• Wareneingang verbuchen
• Zahlung vornehmen

Zwischen diesen Arbeitsschritten liegen immer lange, lange Wartepausen und durch die Papierablage wird der gesamte Prozesse intransparent und ist schwierig analysierbar.

Wie sieht jetzt ein digitaler, transparenter und analysierbarer Prozess aus:

• Mitarbeiter bestellt aus einem Katalog im Onlineshop sein Endgerät
• Die Bestellanforderung wird automatisch im System ausgelöst und dokumentiert
• Alle notwendigen Freigaben werden auf digitalem Weg eingeholt
• Die Bestellung wird beim Lieferanten automatisch ausgelöst und die Ware geliefert
• Der Wareneingang wird im ERP im Hintergrund verbucht und die Zahlung ausgeglichen

Einen solchen Prozess kann man natürlich durch viele digitale Lösungen, ERP- und ECM-Systeme ideal unterstützen. Wichtig ist bei der Änderung von Geschäftsprozessen alle betroffenen Mitarbeiter entsprechend zu integrieren und durch ein agiles Vorgehen schnell Mehrwerte für die Zielgruppe darzustellen.

Als Vorbereitung auf die Änderungen in unserer Arbeitswelt kann jeder Mitarbeiter die Disruption in seinem eigenem Bereich schon einmal vorbereitend einplanen. Zu Beginn sollte man Wissen aufbauen und Innovationen im eigenen Bereich voran treiben.

Welche Mehrwerte gibt es in digitalen Einkaufsprozessen? Sehen Sie lieber eine „einfache“ Digitalisierung oder doch gleich einen Disruption in Ihren Geschäftsprozessen?

Als Grundvoraussetzung für die Digitalisierung wird eine gute Infrastruktur, Breitbandausbau, gute Glasfasernetze und Mobiles Internet gesehen. In diesen Kategorien ist Deutschland eher nur Durchschnitt. Durch den sehr guten wirtschaftlichen Wachstum wird bei vielen KMU’s auch keine Notwendigkeit von Veränderungen gesehen und der Digitalisierung eher mit Skepsis begegnet.

Aber gerade im Mittelstand kann Europa in der Industrie 4.0 noch Vorne dabei sein. Auch die Veränderungen im „Digitalen Gesundheitswesen“ werden immer mehr. Und durch das autonome Fahren und die künstliche Intelligent werden immer weniger Autos, sondern eher Mobilität verkauft.

Woher kommt die digitale Revolution?

In den 90er Jahren haben erste Haushalte das Internet genutzt. In den 2000er Jahren gab es die ersten Online Shops, Messanger und Soziale Netzwerke. Durch das erste iPhone hat Apple aber das SmartPhone-Zeitalter begonnen – dies war der Treiber der Digitalisierung. Seitdem hat sich der Markt und die Dienstleister sehr verändert.

Durch die wachsende Beschleunigung müssen auch die Systeme angepasst werden (Stichwort: UX). Man will den besten Service für den Kunden liefern und der Wettbewerbsdruck nimmt zu. Durch die globale Vernetzung der Kunden und Unternehmen ergeben sich viele neue Geschäftsmodelle.

Als Geschäftstreiber sieht man die operative Exzellenz von Unternehmen und auch ein Wettbewerb gegen den man sich behaupten muss. Es wird ein Weitblick in die nächsten 10 Jahre erwartet und viele neue Themen müssen erst einmal „ausprobiert“ werden. Kunden entwickeln aber auch eine „Null-Fehler-Toleranz“.  Durch den gestiegenen Kundendialog wird der Kunde immer gläserner (aber auch der Lieferant ist vergleichbar durch Bewertungs- und Vergleichsportale) d.h. die generelle Transparenz nimmt zu.

Wo geht die Reise hin?

Aus meiner Sicht wird die gesamte Wirtschaft immer vernetzter werden. Dadurch ergeben sich Synergieeffekte für die Firmen, aber auch für die Kunden.

Der Trend durch die mobilen Endgeräte wird sich immer weiter fortsetzen.

Auch bei den Staaten wird die Digitalisierung nicht halt machen und dort wird es neue Gesetze und Verordnungen in Zukunft geben.

Welche Märkte werden sich aus Ihrer Sicht noch ändern? Wird es in der Geschwindigkeit mit den Veränderungen weiter gehen?