Bei der Änderung von Geschäftsprozessen in Unternehmen gibt es viele Punkte zu beachten. Speziell in Projekten zum Eingangsrechnungsprozess gibt es häufig Fehler, die man vermeiden kann.

Noch nicht überzeugt? In diesem Blog-Beitrag stellen wir 5 x 5 Punkte dar: Lesenswerte Inhalte aus allgemeiner Sicht und spezielle Tipps für Fachleute. Freuen Sie sich auf Tipps & Tricks und Erfahrungswerte aus unseren Projekten!

1. Ein klares Ziel definieren

Ein klares Ziel definieren ist der erste Schritt bei der Einführung eines effektiven Eingangsrechnungsprojekts. Dies bedeutet, dass Sie sich auf einen bestimmten Anwendungsfall oder Prozess konzentrieren müssen und die Prozesse identifizieren müssen, die Sie automatisieren oder optimieren möchten. Die folgenden fünf Schritte helfen Ihnen dabei, Ihr Ziel zu definieren und Ihr Eingangsrechnungsprojekt erfolgreich abzuschließen:

1. Definieren Sie den gewünschten Ergebniszustand: Der erste Schritt beim Definieren des Ziels besteht darin, genau zu wissen, welches Ergebnis Sie erzielen möchten. Wenn Sie zum Beispiel bessere Rechnungsverarbeitungsabläufe schaffen möchten, sollten Sie festlegen, welche Schlussfolgerungen Sie aus den Daten ziehen möchten.
2. Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder: Da es bei jedem Eingangsrechnungsprojekt verschiedene Interessengruppen gibt, ist es wichtig, alle Beteiligten frühzeitig in den Prozess einzubeziehen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass alle Interessengruppen die gleichen Informationen haben und in der Lage sind, ihre Meinung abzugeben und an dem Projekt teilzuhaben.
3. Erstellen Sie einen detaillierten Plan: Um Ihr Eingangsrechnungsprojekt erfolgreich abzuschließen, benötigen Sie einen detaillierteren Plan mit konkreteren Schritten als nur “Eingangsrechnungsprojekt starten”. Erstellen Sie eine Checkliste mit all den Aufgaben und Aktionen, die erledigt werden müssen und legen Sie Deadlines für jeden Schritt fest.
4. Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Fortschritt: Es ist sehr wichtig regelmäßig über den Fortschritt des Projekts nachzudenken und diese Information in regelmäßigen Abständen zu überprüfen – sei es täglich oder monatlich. Dies hilft dabei sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin auf Kurs bleibt und keine wesentlichen Veränderung vorgesehen werden muss.
5. Maßnahmen zur Verbesserung (KVP): Die letzte Phase des Eingangsrechnungsprojektes besteht aus Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz sowie der Qualitätskontrolle aller Prozesse im Rahmen des Projektes. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Partner über die geplanten Maßnahmen informiert sind und diese sorgfältig überwacht werden um fehlerhafte Dateneingabefehler zu vermeiden.

Wenn man all diese Schritte berücksichtigt und umsetzt, kann man ein erfolgreiches Eingangsrechnungsprojektes realisieren und so Kosteneinsparungspotential realisieren sowie die Fehlerquote senken!

2. Die richtige Software auswählen

Ein gut durchdachtes Eingangsrechnungsprojekt muss einen sauberen Anfang nehmen, um erfolgreich zu sein. Wenn Sie sich für die richtige Software entscheiden, können Sie viele der Hindernisse, die sich im Laufe des Projekts stellen, im Voraus vermeiden. Hier sind fünf Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie die richtige Software auswählen:

1. Die Benutzerfreundlichkeit: Es ist wichtig, eine Software zu finden, die für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter leicht zu bedienen ist. Eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert Mitarbeitern den Umgang mit dem System und reduziert die Einarbeitungszeit.
2. Kosteneffizienz: Um ein erfolgreiches Projekt durchzuführen, muss das Budget effektiv verwaltet werden. Es ist wichtig, eine Software zu finden, die an Ihr Budget angepasst ist und keine unnötigen Funktionen aufweist.
3. Skalierbarkeit: Wenn sich Ihr Unternehmen oder das Eingangsrechnungsprojekt ändern oder skalieren lässt, ist es wichtig zu wissen, ob die gewählte Software diese Anforderungen erfüllen kann. Suchen Sie nach einer Lösung mit hoher Flexibilität und Skalierbarkeit.
4. Support-Struktur: Es ist unerlässlich, dass die gewählte Software über ein professionelles Support-Team verfügt. Diese Struktur kann bei der Behebung von Problemen und beim Erlernen der Funktionen der Software hilfreich sein.
5. Integrationsmöglichkeiten: Wenn Sie andere Systeme mit Ihrer Eingangsrechnungssoftware integrieren möchten, sollten Sie prüfen, ob dies möglich ist und welche APIs oder andere Mittel zur Verfügung stehen. Dies kann helfen, Daten effizienter in andere Systeme zu übertragen und Fehler zu vermeiden.

Durch Berücksichtigung dieser Faktoren können Sie sicherstellen, dass Sie die am besten geeignete Eingangsrechnungssoftware für Ihr Projekt auswählen und somit den Grundstein für ein erfolgreiches Projektabschluss legen. Mit der richtigen Software haben Sie nicht nur mehr Zeit für andere Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projektabschluss – es kann auch helfen Geld sparen sowie effizienter arbeiten!

3. Ihre Prozesse genau verstehen

Wenn Sie Ihre Prozesse verstehen wollen, sollten Sie die folgenden fünf Punkte beachten, um ein erfolgreiches Eingangsrechnungsprojekt zu realisieren:

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen: Bevor Sie mit der Implementierung beginnen, sollten Sie eine genaue Definition der Funktionen und Systemanforderungen erstellen. Dazu gehören auch Anforderungen an die Rechnungsstellung und -verarbeitung sowie an das Reporting und das Finanzmanagement. Zudem müssen die zugrunde liegenden Datenhaltungs- und Ablaufeinstellungen festgelegt werden.
2. Ermitteln Sie Ihren aktuellen Stand: Danach sollten Sie sich einen Überblick über Ihr aktuelles System verschaffen. Falls keines vorhanden ist, können Sie hierfür Tools wie Microsoft Excel oder Planner verwenden. Hier gilt es zu ermitteln, wo Verbesserungspotenzial besteht und welche Prozesse automatisiert werden können.
3. Erarbeiten Sie ein Konzept: Sobald Ihnen der aktuelle Stand klar ist, können Sie ein Konzept entwickeln, das speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Dabei müssen alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden, damit eine effiziente Verarbeitung der Eingangsrechnung möglich ist.
4. Wählen Sie das richtige System: Nachdem alle Anforderungen festgelegt sind, müssen you ein passendes System finden. Auf dem Markt gibt es verschiedene Softwarepakete und Tools für die Abwicklung von Eingangsrechnungsprozessen – schauen Sie also nach welches am bestens zu Ihnen passt!
5. Test und Implementierung des Systems: Bevor Sie das neue System implementieren, sollten Sie es intensiv testen um Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und behobene werden können . Sobald alles so funktioniert wie gewollt, kann das neue System schließlich in Betrieb genommen werden und es kann überwacht sowie laufend weiterentwickelt werden.

Durch den Einsatz von Rechnungsverarbeitungssysteme kann man seine Prozesse optimieren und somit zeitsparend arbeiten sowie Kosteneinsparungen erzielen – vorausgesetzt man hat seine Prozesse gut verstanden und entsprechend umgesetzt . Mit diesem 5-Punkte-Plan haben Sie eine gute Grundlage um erfolgreich in die Automatisierung von Eingangsrechnungsprozessen starten zu können!

4. Die Daten sorgfältig prüfen

Die Datenqualität ist einer der entscheidenden Punkte, um ein Eingangsrechnungsprojekt erfolgreich gestalten zu können. Das Einhalten der folgenden fünf Punkte kann Ihnen dabei helfen:

1. Investieren Sie in die richtige Softwarelösung: Bevor Sie Ihrem Projekt den nötigen Schwung geben, müssen Sie eine Softwarelösung auswählen, die Ihren Anforderungen entspricht und auf dem neuesten Stand ist. Denken Sie daran, dass sich Ihre Bedürfnisse ändern können und eine flexible Lösung benötigt wird.
2. Verstehen Sie den Datenfluss und Ihre Stammdaten: Wenn Sie ein Projekt planen, müssen Sie verstehen, wie die Daten zwischen den verschiedenen Systemkomponenten fließen. Untersuchen Sie jede potenzielle Komponente und stellen Sie sicher, dass alle Teile miteinander verbunden sind und reibungslos funktionieren.
3. Dateneingabe optimieren: Wenn es um Rechnungs- und Finanzprozesse geht, ist es wichtig, dass die Dateneingabe effizient gestaltet wird. Prüfen Sie regelmäßig die Genauigkeit der Eingabedaten und stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt sind. Vermeiden Sie Duplikate und Doppelbuchungen mit automatisiertem Abgleich und Verifizierungsprozessen.
4. Automatisieren von Prozessen: Automatisierte Prozesse sparen nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen – was bedeutet, dass Ihr Geschäft profitiert! Automatisierte Workflows ermöglichen es Ihnen, Rechnungsdatensätze effizienter aufzubereiten und Fehler zu vermeiden.
5. Regelmäßige Prüfung der Datensicherheit: Sicherheit ist ein essenzieller Aspekt jedes Eingangsrechnungsprojekts – deshalb ist es wichtig, dass alle Systeme regelmäßig überprüft werden (und zwar sowohl manuell als auch automatisch). Stellen Sie außerdem sicher, dass die Datensicherheit vor unbefugtem Zugriff geschützt ist – dies lässt sich beispielsweise durch Verschlüsselung erreichen oder indem mehrere Authentifizierungsfaktoren implementiert werden.

Wenn alle obigen Schritte befolgt werden, kann gewährleistet werden, dass Ihr Eingangsrechnungsprojekt erfolgreich verläuft – angefangen von der Auswahl der richtigen Software bis hin zur sorgfältigen Prüfung der Datensicherheit! Mit der richtigen Planung können Unternehmen ihre Effizienz steigern und manuelle Fehler vermeiden – was letztlich zu Kosteneinsparung für Ihr Unternehmen führt!

5. Konsequent sein und dranbleiben

Konsequent sein und dranbleiben: Dies sind zwei Schlüsselwörter, die für den Erfolg eines Eingangsrechnungsprojekts entscheidend sind. Wenn Sie es schaffen, diese beiden Aspekte in Ihrem Projekt zu berücksichtigen, werden Sie eine nachhaltige Erfolgsgeschichte schreiben. In dieser Passage besprechen wir 5 Punkte, die Sie beachten müssen, um Ihr Eingangsrechnungsprojekt erfolgreich zu gestalten:

1. Planung – Wenn Sie konsequent vorgehen möchten und das bestmögliche Ergebnis erzielen wollen, müssen Sie Ihr Projekt im Voraus planen. Definieren Sie Ihre Ziele und legen Sie klare Richtlinien für jeden Schritt fest. Überlegen Sie sich auch, welche Tools und Technologien Sie benötigen, um den Aufwand zu minimieren. Mit einer guten Planung reduzieren Sie die Möglichkeit von Fehlern und vermeiden unnötige Verzögerungen.
2. Kommunikation – Bei der Kommunikation geht es darum, alle Beteiligten über den Status des Projekts auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass alle ihren Teil beitragen. Erstellen Sie regelmäßige Berichte über den Fortschritt des Projekts und stellen Sie sicher, dass alle Fragen oder Anliegen rechtzeitig behandelt werden. Halten Sie außerdem Kontaktdaten aller Beteiligten bereit für den Fall unvorhergesehener Ereignisse oder Änderungen am Projektfortschritt.
3. Sicherheit Ihrer Daten – Da es bei Eingangsrechnungsprojekten um sensible Daten geht, sollten Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Stellen Sie sicher, dass alle mit dem Projekt verbundene Datensätze verschlüsselt sind und dass Zugangscodes regelmäßig geändert werden. Verwenden Sie außerdem eine Firewall-Software als Schutz vor externem Zugriff auf Ihre Systeme und installieren Sie ein Antivirus-Programm auf allen Computern im Netzwerk.
4. Qualitätskontrolle – Um ein erfolgreiches Eingangsrechnungsprojekt abzuschließen, müssen alle Vorgänge reguliert sein und kontrolliert werden. Legen Sie daher fest, welche Art von Tests für jeden Schritt des Prozesses durchgeführt werden müssen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungskriterien erfüllt werden. Wenn ein Test nicht bestanden wird, nehmen Sie sofort Korrekturmaßnahmen vor, damit keine weiteren Verzögerung entstehen .
5. Fokus auf langfristige Ergebnisse – Obwohl es verlockend sein kann, sich auf kurzfristige Ergebnisse zu konzentrieren, sollten Unternehmen stattdessen ihr Augenmerk auf nachhaltige Lösungsmöglichkeiten richten.

Fazit

Welche Punkte sehen Sie noch um den Erfolg bei der Einführung einer Software zur Verbesserung des Eingangsrechnungsprozesses zu verbessern? Abhängig vom Unternehmen und er Branche gibt es immer wieder unterschiedliche Punkte, um den Erfolg in IT-Projekten zu optimieren.

Es gibt wohl keine Plattform von Microsoft die so oft den Namen gewechselt hat, wie Power Automate. Ich hatte hier schon ein paar Informationen über die Gesamtlösung Power Platform geschrieben.

Mit Power Automate kann man sich sich wiederholende Geschäftsprozesse optimieren und damit seine Zeit auf wichtigere Aufgaben verwenden. Veraltete Systeme kann man durch Automatisierung modernisieren. In Teams / Abteilungen kann damit die Effizienz gesteigert und Workflows durch KI verbessert werden.

Es handelt sich also um eine Workflow-Engine, mit der man einfache aber auch komplexere Szenarien abbilden kann. Im Fokus ist die Interaktion mit anderen Microsoft-Produkten, aber auch externe Anbieter können angesprochen werden. Im Normalfall verwendet man Cloud-Produkte die automatisiert werden sollen, aber auch lokal installierte Software mit Online-Datenablage kann verwendet werden.

Im privaten Umfeld würde ich Power Automate am ehesten mit IFTTT vergleichen.

Ich werde mir das System für die berufliche Arbeit etwas mehr ansehen, da ich hier noch viel Optimierungspotential im Kontext der Microsoft-Produkte bei mir persönlich sehe. Ein Beispiel dazu habe ich schon gefunden und beschreibe ich im nächsten Artikel. Nutzt Ihr die Power Platform von Microsoft? Welche Anwendungsszenarien seht Ihr dafür in eurem privaten und geschäftlichen Umfeld?

 

Bei der Motivation von Mitarbeitern kommt häufig die Frage nach der intrinsischen und der extrinsischen Motivation auf. Also wie motiviert man sich selbst? Was müsste von der Firma, was vom Vorgesetzten und was aus dem Team kommen? Welche Punkte sehen Sie bei der Motivation in dezentralen Teams als wichtig an?

In dezentralen Teams und dezentralen Organisationen ist aus meiner Sicht eine sehr hohe intrinsische Eigenmotivation und Eigenverantwortung des Mitarbeiters notwendig. Eine dezentrale Arbeitsweise setzt bei mir auch voraus, das nicht nur die Anwesenheit in Stunden, sondern auch die Erledigung der besprochenen Aufgaben im Vordergrund steht. Als Vorgesetzter in dezentralen Teams kann man auch nur immer wieder sein Unterstützung anbieten und den Mitarbeitern als Angebot zu verstehen geben.

Auch muss man wesentlich mehr auf die Bedürfnisse der jeweiligen Mitarbeiter eingehen und für jeden Mitarbeiter eine bevorzugte Methode schaffen und gemeinsam definieren. Außerdem sind noch unterschiedliche Herangehensweise bei den diversen Berufs-Levels notwendig d.h. ein Trainee muss anders behandelt werden als ein Junior und ein Senior hat auch wieder andere Anforderungen.

Der Vorgesetzte muss auf alle Fälle für einen regelmäßigen, persönlichen Austausch in Jour-Fixe / 1on1-Termine sorgen um mit dem Mitarbeiter über aktuelle Themen sprechen zu können. Die notwendige Frequenz muss man gemeinsam festlegen. 

Auch muss man entsprechende Teamerlebnisse neu definieren und gemeinsam planen. Hier sollte man für das gesamte Team einen guten Mittelweg finden. Bei dezentralen Teams finde ich es wichtig, das man auch einmal vor Ort Aktivitäten gemeinsamen am jeweiligen Standort durchführ d.h. jeder reist auch einmal an den anderen Standort.

Da das “Stimmungsbarometer Kaffeeküche” ausfällt, muss man sich mehr Zeit / Kontakt für die einzelnen Personen nehmen. Es darf aber nicht nach “Kontrolle” aussehen, sondern soll das Ziel haben um gemeinsam in Verbindung zu bleiben.

Bei vielen Führungskräften ist die Angst vor Kontrollverlust zu beobachten. Das erhöht die Notwendigkeit der stärkeren Eigenverantwortung bei Mitarbeitern.