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In den letzten beiden Artikeln gab es schon ein paar konkrete Ideen zum Thema Selbst- und Zeitmanagement. Hier noch einmal ein paar Denkanstöße, wie man seinen “Flow” optimieren kann.

Im Bereich Ablage und Posteingang, muss man sich für sich selbst eine sinnvolle Struktur erstellen. Die Struktur soll dabei so einfach wie möglich und weitgehendst einheitlich sein.

Ablagesystem

Das Ziel eines guten Ablagesystems ist es, die Suche für sich und andere zu minimieren. Dafür muss das System logisch und Nachvollziehbar sein. Es ist aber natürlich auch eine konsequente Einhaltung der Ablagestrukturen notwendig.

Farben können dabei, ähnlich wie beim Kalender, bei der Definition der Kategorien unterstützen z.B. interne Termine, externe Termine, Reisetätigkeit, Schulung etc.

Digitaler Posteingang

Beim Posteingang muss man unterscheiden ob und mit wie vielen Ordnerstrukturen man arbeiten möchte (als Richtwert kann der maximale Wert an Ordnern einer Bildschirmseite gesehen werden).

Die meisten Posteingänge lassen sich durch die besseren Suchfunktionen der Applikationen auf weniger als 5 Ordner begrenzen.

Durch Regeln nach dem Prinzip “WENN – DANN” können auch E-Mails entsprechen vor der Bearbeitung kategorisiert werden.

Bedienung der Arbeitsmittel

Sehr viel Zeit kann man sich bei der Bedienung der Arbeitsmittel sparen. Wenn man im Büro arbeitet, ist damit das Zehn-Finger-System eine der wichtigsten Methoden. Auch sollte man alle Shortcuts für ein schnelleres Arbeiten verwenden (man arbeitet doch schneller als mit der Maus) und bei Bedarf eigene Kürzel z.B. per AutoHotkey erstellen.

Durch die Beschäftigung der notwendigen Hard- und Software kann man schnell und einfach Zeit einsparen.

Nein sagen

Die wichtigste Methode zum Zeit einzusparen ist das Wort “NEIN!”. Damit meine ich nicht, dass man nur abblockend durch die Gegen laufen soll, sondern man auch bewusst reflektiert wenn man zu etwas “JA” oder “NEIN” sagt.

Als guter Grundsatz kann man folgende Zeilen verwenden:

• Jedes “Nein” ist ein “Ja” zu etwas Anderem.
• Jedes “Ja” ist ein “Nein” zu etwas Anderem.

Unnötiges streichen

Um dies durchführen zu können, muss man seine Zeiten erst einmal protokollieren und die Verschwendungen visualisieren. Danach kann man sich an seinen Prioritäten machen und entsprechend optimieren.

Die meisten Personen machen viele Dinge die nicht sinnvoll sind z.B. Fernsehen schauen. Möchte ich nun z.B. 2 – 3 Std. pro Woche etwas tun, habe dazu keine Zeit, schaue aber 3 Std. TV am Tag – wie passt das zusammen? Im Schnitt wird in in Deutschland 4 Std. pro Tag vor dem TV verbracht. 

Sein Umfeld erziehen

Auch das ist ein wichtiger Punkt. Wichtig ist sich immer wieder folgende Fragen zu stellen:

• Mit wem arbeiten Sie regelmäßig zusammen?
• Wie kann die Zusammenarbeit zeitsparender werden?
• Welche Informationen und welche Meetings sind relevant?

Wenn man diese Punkte kennt, kann man auch die Zusammenarbeit mit bestimmten Bereichen verbessern. 

Eigene Fähigkeiten verbessern

Es gibt immer wieder stressige Phasen im Beruf. Wichtig ist auch entsprechend abschalten zu können z.B. durch Kurzpausen, lange Wochenenden oder Urlaub.

Um seine eigenen Fähigkeiten zu verbessern, sollte man regelmäßig Weiterbildungen einplanen und seine Planung durch neue Ideen verbessern.

Fremdsteuerung unterbinden

Es passiert immer wieder, dass man sich “fremdgesteuert” fühlt und man seine eigenen Prioritäten nicht mehr selbst setzen kann.

In diesem Fall sollte man sich folgende Fragen stellen:

• Wo entstehen bei Ihnen Dringlichkeiten?
• Wo entstehen bei anderen Dringlichkeiten?
• Wie lassen sich diese vermeiden?
• Wie lassen sich Dringlichkeiten vermeiden? (dies sollte reflektiert werden)

Ein guter Tipp ist auch, wenn man die Zeitnot anderer Personen sieht. Könnte mir das auch passieren? Damit kann man die Situationen für sich selbst bewerten.

Checklisten und Arbeitsanweisungen

Bei wiederholenden Vorgängen sollte die Vorgehensweise immer systematisch und logisch geordnet sein. Als Mitarbeiter sollte man sich an die regelmäßige Pflege und Ergänzung von Checklisten und Arbeitsanweisungen gewöhnen. Der Fokus sollte immer auf möglichst einfache und brauchbaren Beschreibungen liegen.

Die Beschreibungen sollten für kleine Bereiche erstellt werden und die regelmäßig wiederkehrenden Dinge dokumentieren. Damit minimieren sich die Fragen von Mitarbeitern und die fehlenden Kapitel können per KVP ergänzt werden.

Ein großer Vorteil ergibt sich bei der Einarbeitung für neue Mitarbeiter. Neue Mitarbeiter können die Unterlagen nach dem eigenem Tempo durcharbeiten, damit steigt die Qualität, es gibt weniger Erklärungsaufwand und die Vertretungssituationen sind leichter.

Was halten Sie von einem flexiblen Vorgehensmodell, das Sie bei der Einführung Ihrer Softwarelösung unabhängig vom Ort des gesamten Projektteams (interne Abteilungen, externe Parater und die umsetzenden Unternehmen) unterstützt? Als Vorreiter in der Digitalisierung war uns ein komplett digitales Vorgehensmodell genauso wichtig wie die Zufriedenheit aller Projektbeteiligten!

Seit März 2020 haben wir in der HENRICHSEN-Gruppe unser Vorgehensmodell neu gedacht, entsprechend verbessert und optimiert. Die Evolution des Modells war getrieben von der aktuellen Pandemie. Wir gehen davon aus, dass sich die Umsetzung von Projekten nachhaltig ändern wird und haben somit das Modell aktualisiert und die Erfahrungen aus vielen IT / ECM / ERP Projekten integriert.

Entstanden ist ein klassisches Projektvorgehensmodell für die Einführung von IT-Softwarelösungen, das mit agilen Methodiken kombiniert wurde und alle Phasen eines IT-Projekts enthält. Durch den Einsatz von modernen Techniken und Arbeitsweisen sind die Projekte nun komplett unabhängig von räumlichen Gegebenheiten besser realisierbar. Durch die Integration der Vertriebs- und Serviceorganisationen wurde das ganzheitliche Modell verbessert.

Das Modell ist abhängig von den Kundenanforderungen und Wünschen von einem kompletten Vor-Ort-Projekt (100 % On-Site) bis zu einem kompletten Online-Projekt kombinierbar (100 % Remote). Die Zusammensetzung des Vorgehensmodell entscheidet der Kunde zusammen mit seinem Vertriebsmitarbeiter und dem Projektteam!

Welche Mehrwerte haben Sie als Kunde bei unserem neuen Projektvorgehensmodell?

• Das Beste aus beiden Welten (Agil + Wasserfall)
• Zeitliche Flexibilität und vereinfachte Terminplanung
• Individualisiertes Lernergebnis (Blended Learning)
• Integration in bestehenden Digitalisierungsinitiativen
• Dezentrale Projektteams
• Reduzierte Reisekosten
• Einfache Internationalisierung
• Umweltaspekte (CO2) im Blick

Es gibt natürlich bei rein “Digitalen Projekten” nicht nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen. In der Konzeptionsphase muss zwangsweise in den Workshops umgedacht werden. Hier sind andere Konzepte und Vorgehensweisen unumgänglich. Der klassische “2 Tage vor Ort Workshop” wird in 4 x 3 Std. mit entsprechenden Inhalten unterteilt.

Was passiert, wenn sich in der Testphase oder Schulungen auf einmal auch die Fachabteilungen im HomeOffice befinden? Hier ist ein Blended Learning Konzept für die Vermittlung der Grundlagen und kundenspezifischen Anpassungen unabhängig vom Ort sehr wichtig. Im SAP-Bereich haben wir hier bereits die E-Learning-Module erstellt und Kunden können diese unabhängig von Ihrem Projekt bereits beziehen. Durch die Individualisierung der Lernmethodik für jeden Teilnehmer wird aber auch das Lernergebnis verbessert.

Durch die Verkürzung der Projektzeiten müssen Projektpläne und Implementierungen auch anders geplant werden. Durch den Wegfall der Reisekosten sind zum Teil spontanere Terminvereinbarungen möglich (das muss aber auch in die Arbeitsweise des Projektteams passen). Auf der anderen Seite können natürlich auch Spezialisten unabhängig vom Arbeitsort ohne aufwändige Reisezeiten in das Projekt integriert werden.

Der persönliche Kontakt ist uns in der HENRICHSEN-Gruppe natürlich immer noch sehr wichtig d.h. der “persönliche Touch” in den Projekten soll nicht darunter leiden. In den aktuellen Zeiten ist unser Standardmodell aber erst einmal online (auch wenn wir gerne bei Kunden und Partnern vor Ort sind).

Welche Vorteile und Herausforderungen sehen Sie in aktuellen IT-Projekten? Ich freue mich über den Austausch mit Ihnen!

Das Zeitmanagement ist für jedes Unternehmen und jede Person ein sehr wichtiges Thema. Oft wird das Thema Zeit- und Selbstmanagement etwas vernachlässigt. In den nächsten Artikeln werden ich ein paar Prinzipien und Methoden darstellen, die bei mir im Umfeld Anwendung fanden.

Als Buchempfehlung kann ich 24:7-Zeitmanagement von Tim Reichel geben. Aus E-Learnings habe ich zu dem Thema viel bei Lecturio mitgenommen. In unseren In-House-Schulungen profitieren wir von dem Wissen von Jeanette Bastian.

Prinzipien im Zeitmanagement

An den folgenden Prinzipien kann man sich grob orientieren und seine eigene Arbeitsweise reflektieren:

1. Ziele setzen (damit aber nicht nur Firmenziele, sondern auch persönliche Ziele)
2. Prioritäten setzen (für die Abarbeitung der Aufgaben notwendig)
3. Pläne aufstellen (für konzentriertes und zielorientiertes Arbeiten, denn 10 % der Planung sparen 90 % der Umsetzung)
4. Fokus erzeugen (für erhöhte Konzentration, Multitasking vs. Singletasking)
5. Effizient arbeiten (um das Hinauszögern und Perfektionismus zu verhindern, 80:20-Regel von Pareto)
6. Gewohnheiten aufbauen (um neue Methoden und Prinzipien aufzubauen, eine neue Gewohnheit benötigt ca. 60 Tage bis zur vollständigen Integration)
7. Niemals aufgeben (es gibt immer wieder Hindernisse und die wenigsten Themen sind von Anfang an komplett klar und geplant)

Methoden für die Optimierung des eigenen Zeitmanagements

Bei der Verbesserung des Zeit- und Selbstmanagements gibt es einige Methoden. Nachfolgend ein Auszug mit dem Fokus auf das Zeitmanagement.

Planung von Aufgaben

Das Pareto-Prinzip für die Verteilung von der Zeit zur Erledigung einer Aufgabe verwendet. Denn 20 % der investierten Zeit bringen häufig schon 80 % des gewünschten Ergebnisses.

Für die Klarheit der Aufgaben und Ziele sorgt die SMART-Formel.

Mit der ALPEN-Methode können Aufgaben geschätzt und terminiert werden.

Bei aller Planung aber natürlich auch die 2 Minuten Regel nicht vergessen. Denn alles was man innerhalb zwei Minuten umsetzen kann, sollte man sofort umsetzen.

Priorisierung von Tätigkeiten

Mit der Eat the Frog Methode erledigt man die unangenehmste Aufgabe gleich zu Beginn (damit kann sich das Aufschieben von unangenehmen Tätigkeiten minimieren).

Mit einer ABC-Analyse  angewandt auf Aufgaben, kann man auch die Priorisierung entsprechend visualisieren.

Aufschieben von Aufgaben

Wer zum Aufschieben von Aufgaben (der Prokrastination) oder dem Mañana-Syndrom neigt, sollte sich mit der Priorisierung etwas mehr beschäftigen.

Da sich Aufgaben immer genau auf das Maß ausdehnen welche Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht (Parkinsonsche Gesetz), ist die Pomodore-Technik für komplexe Aufgaben gut geeignet.

Am bekanntesten dürfte das Prinzip von Eisenhower sein. Hier werden Themen nach der Dringlichkeit und Wichtigkeit entsprechen kategorisiert.

Im Zweifel natürlich nur immer die unwichtigen Themen aufschieben und die wichtigen Themen sofort erledigen.

Eigene Leistungskurve

Um seine Aufgaben den ganzen Tag richtig zu verteilen und produktiv zu Arbeiten, muss man seine eigene Leistungskurve kennen und entsprechend in den Alltag einbauen.

Zusagenmanagement

Zusagen sind abhängig untereinander d.h. Zusagen sind wichtig und müssen mit hoher Priorität geplant werden!

Dazu ist eine realistische Planung notwendig. Lieber sollte man Zusagen konservativer treffen und im Nachgang reflektieren. Es sollte auch ein entsprechender Puffer für unvorhergesehene Themen berücksichtigt werden.

Wichtig ist auch die Abstimmung mit allen beteiligten Personen, wann eine Aufgabe spätestens fertig sein muss.

Im Idealfall hinterfragt man auch die Zusagen anderer (ob es auch realistisch und mit der nötigen Priorität bearbeitet werden kann).

Transparenz der Aktivitäten

Seine eigenen Aktivitäten in einer repräsentativen Woche sollte man sich einmal komplett notieren. Also nicht nur die geplante Dauer, sondern die wirkliche Umsetzungsdauer.

Damit bekommt man eine realistische Aufstellung des eigenen Zeitbedarfs und kann das Verbesserungspotential durch Abgleich mit der Planung nutzen und die Erkenntnisse direkt umsetzen.

Denn was nicht messbar ist, kann auch nicht verbessert werden.

Fremdbestimmung im Alltag

Eine fremdbestimmte Arbeitsweise im Alltag ist das Ziel von den wenigsten Personen und wird meistens nicht gerne gesehen.

Man sollte bei neuen Anfragen nicht immer automatisch reagieren, sondern beachten was für die Situation die sinnvollste Lösung ist.

Man entscheidet selbst über die Priorisierung der eigenen Zeit.

Große Aufgaben im Zeitmanagement

Um große Aufgaben entsprechend umzusetzen, sollte man erst die größeren Themenblöcke planen und dann um kleinere Themen ergänzen.

Mit der Salami-Taktik kann man große Ziele und Aufgaben in kleine Teilschritte zerlegen. Mit der entsprechenden Vor- und Nachbereitung + Puffer ergibt sich meist eine gute Umsetzung.

Gleichartige Tätigkeiten

Gleichartige Tätigkeiten sollte man nach Möglichkeit zusammenfassen z.B. nach Kunden, nach Medium. Damit minimiert man Rüstzeiten und erhöht den Fokus auf die entsprechend Aufgabe.

Für den zeitlichen Rahmen kann man das Time Boxing nutzen  und entsprechende Aufgabenblöcke erstellen und sortieren.

Damit wird auch das stresserzeugende Multitasking vermieden und die Qualität in der Umsetzung erhöht. Dabei sind viele Projekte in Ordnung, aber man sollte versuchen an wenigen Projekten parallel zu Arbeiten.

Durch das “Abschnittsweises Konzentrieren” wird auch der Fokus auf die Aufgabe entsprechend erhöht. Bei Wartezeiten sollte man natürlich die entsprechend freie und ungeplante Zeit ausnutzen.

Dieses Jahr findet unser HENRICHSEN Kick-Off komplett virtuell statt. Für das Rahmenprogramm am 21.01.2021 wurde ein Care-Paket an alle Mitarbeiter verschickt.

Eine Jahresauftaktveranstaltung ohne persönlichen Kontakt in geselliger Runde ist auch einmal etwas Neues. Machen wir das Beste daraus … #oneHENRICHSEN