Digitalisierung von privaten Papier-Dokumenten

In der Corona-Pandemie habe ich unsere analogen Datenträger in die digitale Welt übernommen (alle Musik-CD’s liegen bereits im MP3-Format vor). In 2020 hatte ich folgende Themen zur Digitalisierung umgesetzt:

• Digitalisierung von alten VHS-Aufnahmen
• Konvertierung von MiniDV-Aufnahmen
• Umwandlung unserer Film-DVD’s
• Konvertierung unserer BluRay’s und 3D-Filme

Noch offen war aber die Digitalisierung (also das Scannen) unserer alten Papierdokumente. Hier haben sich ca. 30 Leitz-Ordner aus den letzten Jahrzehnten angesammelt.

Der Scan war mit mit NAPS2 und einem Canon-Duplex-Dokumentenscanner schnell erledigt. Die Speicherung als Bild-Datei (pro Seite) ohne Volltext entspricht auch den gängigen Empfehlungen. Die Konvertierung als PDF und OCR mache ich bei Bedarf im Nachgang. Die Dokumente haben eine relativ geringe Recherchehäufigkeit d.h. hier investiere ich vorab wenig Zeit. (die Metadaten im Dateinamen reichen schon zum Wiederfinden der Datei).

Bei Dokumentarten die aktuell verwendet werden z.B. Hauskredit werden die Metadaten etwas genauer analysiert und abgespeichert. Hier erstelle ich zum Teil auch den Volltext per OCR und speichere das Ergebnis als PDF-Datei ab.

Meine Idee dahinter: Erst einmal digitalisieren und das Papier vernichten, dann im Schritt 2 schauen was man noch optimieren kann. Ein typischer KVP halt. 🙂

Bei meinen privaten Dokumentarten hatte ich folgendes Beleggut für die Digitalisierung im Haus:

• Bank-Unterlagen
• KFZ-Verträge
• Arbeitgeber-Unterlagen z.B. Lohnabrechnungen
• Behördenkommunikation
• Energieversorder
• Gesundheit
• Unterlagen zur Hausfinanzierung
• Diverse Rechnungen
• Sozialversicherung
• Steuer
• Telekommunikation
• …

Also im Schritt 1 die Digitalisierung der Altakten vorantreiben, dann den Prozess etablieren um alle neuen Dokumente direkt beim Eingang digitalisieren (dann auch gleich mit OCR und als PDF-Dokument gespeichert). Bei den neueren Dokumenten ist die Recherchehäufigkeit doch etwas höher und es muss ein Mittelweg zwischen Aufwand und Nutze gefunden werden.

Wie digitalisiert Ihr eure Alt-Dokumente? Wie geht Ihr mit neuen Dokumenten im privaten Umfeld um?