Paperless-ngx als privates Dokumentenmanagementsystem: Meine ersten Erfahrungen

In den letzten Jahren habe ich intensiv daran gearbeitet, alle meine Medien – von Fotoalben über CDs, DVDs und Blu-rays bis hin zu Papierdokumenten – zu digitalisieren und strukturiert auf meinem Synology NAS (DS1817+) abzulegen. Neben der reinen Archivierung habe ich auch ein zuverlässiges Backup-System aufgebaut, das sowohl externe USB-Festplatten als auch einen verschlüsselten Cloud-Speicher umfasst.

Der nächste Schritt war nun, die Suche und den Zugriff auf meine digitalen Dokumente weiter zu verbessern und den Komfort zu optimieren. Dabei fiel meine Wahl auf paperless-ngx, ein leistungsfähiges und Open-Source-basiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Warum paperless-ngx?

Paperless-ngx bietet alle Funktionen, die ich mir von einem privaten DMS wünsche:

• Automatische Texterkennung (OCR): Perfekt, um digitalisierte Dokumente durchsuchbar zu machen
• Einfache Verwaltung: Intuitive Benutzeroberfläche, die sich an persönliche Workflows anpassen lässt
• Open Source: Kostenlos und mit aktiver Community für regelmäßige Updates
• Systemvoraussetzungen: Paperless-ngx läuft auf Docker, was sich problemlos auf meinem NAS integrieren lässt

Für mich erfüllt paperless-ngx die ideale Kombination aus Funktionsumfang, Preis und technischer Machbarkeit.

Betrieb: Lokal oder extern?

Bevor ich mich für die finale Installation entschieden habe, habe ich verschiedene Optionen geprüft, paperless-ngx zu betreiben:

1. Externer Hoster
   • Vorteile:
     • Hohe Verfügbarkeit und Zugänglichkeit, unabhängig vom Standort
     • Kein zusätzlicher Energieverbrauch oder Wartungsaufwand
   • Nachteile:
     • Viele Hoster unterstützen die benötigte Docker-Umgebung nicht
     • Zugriff auf lokale Geräte wie Scanner oder lokale Datenablagen kann problematisch sein
2. Lokale Installation auf meinem NAS
   • Vorteile:
     • Volle Kontrolle über das System
     • Direkte Integration mit vorhandenen Geräten und Daten
   • Nachteile:
     • Höherer Energieverbrauch, da das NAS dauerhaft laufen muss

Nach gründlicher Abwägung habe ich mich für die lokale Installation entschieden, da der externe Hoster nicht die notwendigen Voraussetzungen (Docker-Support) erfüllt hat und lokale Scanner besser eingebunden werden können.

Fazit

Paperless-ngx hat sich für bis jetzt als eine hervorragende Lösung dargestellt, um digitalen Dokumente effizienter zu verwalten und den Komfort im Umgang mit Daten zu verbessern. Dank der lokalen Installation auf meinem NAS habe ich volle Kontrolle über das System und die Daten – ein entscheidender Vorteil für mich.

Für jeden, der ein privates, leistungsfähiges und zugleich kostengünstiges DMS sucht, kann ich paperless-ngx nur empfehlen. Die Kombination aus Open Source, Flexibilität und einfacher Integration macht es zur idealen Wahl für alle, die ihre Dokumente effizient und strukturiert verwalten möchten.